Gwasanaethau Gwybodaeth

Cyflwyniad

Mae’r adran hon yn cwmpasu’r swyddogaethau hynny o fewn y sefydliad sy’n cynnig mynediad at wybodaeth i gorff y myfyrwyr a staff academaidd a gweinyddol. Mae’r rhain yn cynnwys llyfrgelloedd, gwasanaethau cyfrifiadura a gwasanaethau cymorth gwybodaeth.

Gallai swyddogaethau o’r fath fod wedi’u rheoli ar wahân i’w gilydd, neu mewn cyfuniadau amrywiol. Mae’r gwasanaethau hyn fel arfer yn esbonio eu cyfleusterau a’r amodau ar gyfer eu defnyddio i fyfyrwyr, staff a’r cyhoedd, a gwybodaeth o’r math hwn sydd wedi’i chynnwys o fewn yr adran hon.

Mae’n anochel bod gwasanaethau gwybodaeth yn cadw symiau mawr o ddata personol sydd wedi’u heithrio rhag cael eu datgelu’n gyffredinol.

6.1 Argaeledd ac Amodau Defnyddio Cyfleusterau

Disgrifiad:

Mae gwybodaeth yn y dosbarthiadau hyn yn rhoi manylion ynglŷn â phwy sy’n gallu cyrchu systemau a gwasanaethau a’r cyfleusterau y gallant eu cyrchu. Maent hefyd yn rhoi sicrwydd i gyrff allanol / unigolion fod rheolau yn bodoli i sicrhau yr ymdrinnir ag achosion o dorri amodau defnyddio yn briodol.

Mae’r dosbarth hwn yn cynnwys y wybodaeth ganlynol:

Strategaeth Systemau Gwybodaeth	Papur	Am ddim
Cytundeb Defnyddwyr y Rhwydwaith Staff Myfyrwyr	Papur	Am ddim
Cod Ymddygiad Janet [www.janet.ac.uk]	Papur	Am ddim
Polisi a Gweithdrefn Ddisgyblu ar gyfer Staff a Myfyrwyr [Croesgyfeiriwch at Adran 3.1] Oriau agor llyfrgelloedd, desgiau cymorth, ac ati, amserau sydd wedi’u trefnu ar gyfer cynnal systemau Pwy sy’n cael defnyddio’r cyfleusterau (er enghraifft, categorïau o bobl a’u hawliau / lefelau mynediad cysylltiedig) Y rheolau a’r amodau cyffredinol ar gyfer eu defnyddio (e.e. dim ysmygu / yfed / bwyta, bodolaeth polisïau ynglŷn â’r gyfraith, fel hawlfraint, cod ymarfer cyfrifiadura, diogelu data). Ar gyfer polisïau eraill i fyfyrwyr, gweler y cyfeiriad at bolisïau perthnasol eraill i fyfyrwyr yn y cynllun cyhoeddi. Gallai rhywfaint o’r wybodaeth fod wedi’i chwmpasu ym manylion cofrestru myfyrwyr neu amodau cyflogaeth staff, ond bydd angen rhoi gwybod sut y derbynnir categorïau eraill yn ddefnyddwyr, e.e. staff dros dro, defnydd ar gyfer cyrsiau byrion neu gynadleddau, ‘sesiynau profi’, ac ati Dylai fod pwyntydd at godau ymddygiad eraill neu reolau y tu allan i’r sefydliad a allai fod yn berthnasol i’r defnyddiwr (e.e. rheolau defnydd derbyniol JANET, rheolau cofrestru Athens) Mynediad at / defnydd o Archifau, gan gynnwys pa mor bell yn ôl mewn amser y mae gwybodaeth yn bodoli ac, os felly, i ba raddau y mae ar gael Dylid hefyd gynnwys manylion am gofnodi, monitro a gweithdrefnau a ddilynir os bydd amodau defnyddio yn cael eu torri, yn y fan hon Efallai y bydd sefydliadau yn dymuno nodi mai gwybodaeth yn ôl i bwynt penodol yn unig fydd ar gael drwy eu cynllun cyhoeddi.	Papur	Am ddim

6.2 Datganiadau cenhadaeth a dogfennau cysylltiedig

Disgrifiad:

Dylai’r dosbarth hwn gynnwys gwybodaeth sy’n ymwneud â nodau’r adran yng nghyd-destun ei lle yn y sefydliad, diffiniad o’r gwasanaeth a ddarperir a, lle bo’n briodol, cytundebau lefel gwasanaeth.

6.3 Polisïau ynglŷn â data a gwybodaeth

Disgrifiad:

Mae gwybodaeth yn y dosbarth hwn yn cynnig sicrwydd i wrthrychau data, boed yn unigolion neu’n gwmnïau sy’n delio â’r sefydliad, fod data sy’n ymwneud â nhw yn cael ei drafod yn dda, gan leihau’r perygl o fynediad neu ddatgeliad anawdurdodedig. Mae enghreifftiau o’r math o wybodaeth yn y dosbarth hwn yn cynnwys:

Polisïau diogelwch (h.y. sut y mae’r data yn cael ei ddiogelu). Gellid dadlau y gallai darparu gwybodaeth ynglŷn â hyn achosi perygl y bydd trosedd yn cael ei chyflawni, felly gallai fod wedi’i heithrio neu ni fyddai rhannau penodol yn cael eu cyhoeddi. (Nid yw hyn yn broblem mewn gwirionedd ond lle mae’r polisi diogelwch yn ddigon eglur i gynnwys disgrifiad manwl o’i weithrediad. Mae’n amlwg y gallai datgelu gwybodaeth o’r math hwn arwain at drosedd o bosibl dan y Ddeddf Camddefnyddio Cyfrifiaduron).
Polisïau cadw ac archifo data (pa mor hir y mae’n cael ei gadw, beth sy’n digwydd iddo ar ôl i’r angen amdano ddod i ben, sicrhau bod data yn ddienw er mwyn ei gadw ar gyfer ystadegau)
Datganiadau / polisïau diogelu data.
Polisïau ar fonitro teledu cylch cyfyng, y Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio, ac ati

Lawrlwytho’r Polisi Diogelu Data

6.4 Polisïau Caffael a Gwaredu

Disgrifiad:

Mae gwybodaeth yn y dosbarth hwn yn cynnig sicrwydd bod arian yn cael ei wario’n briodol a sicrwydd bod y broses gaffael yn deg ac yn agored. Mae’r polisïau gwaredu hefyd yn sicrhau bod y sefydliad yn defnyddio cronfeydd yn gywir ac yn briodol.

Mae’r dosbarth hwn yn cynnwys y wybodaeth ganlynol:

Cofnodion y Gweithgor Offer	Papur	Am ddim
Polisi a Gweithdrefnau Caffael [Croesgyfeiriwch at Adran 2.2]	Papur	Am ddim
Polisïau a Gweithdrefnau Ariannol Tendro Caffael Asedau Sefydlog, Gwaredu a Dibrisiant [Croesgyfeiriwch at Adran 2.1]	Papur	Am ddim
Rheoliadau Ariannol [Croesgyfeiriwch at Adran 2.2]	Papur	Am ddim